Megacentro centraliza y automatiza la evaluación de sus proveedores con Plutto

La evaluación de proveedores, antes de Plutto

Trabajar con un proveedor que no cumple sus obligaciones tributarias o previsionales, o que no se ajusta a la política de prevención del delito de la compañía, es un riesgo que Megacentro no estaba dispuesto a correr. Por eso, hace unos años, empezó a evaluar formalmente a cada proveedor con el que quería trabajar.

Hacerlo bien, sin embargo, dependía por completo del trabajo manual. Había que contactar a cada proveedor, pedirle la documentación por correo o por teléfono, y revisarla una por una. Eso abría espacio a errores involuntarios y elevaba el riesgo de aprobar a un proveedor que no cumpliera con la política de la empresa.

Además, el equipo no tenía acceso a todas las fuentes públicas necesarias, que hoy sí puede consultar en Plutto. Y las declaraciones de conflicto de interés, por ejemplo, había que cargarlas a mano en una plataforma de firma digital externa una vez que el proveedor terminaba de enviar toda su documentación.

"Evaluar un proveedor era un proceso sumamente manual. Estábamos sujetos a errores de revisión. Sin embargo, después de Plutto, el proceso, al ser mucho más automático, disminuye el riesgo de que podamos estar evaluando un proveedor de forma incorrecta."

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Evaluación de proveedores en una sola plataforma

Ahora, con Plutto, Megacentro hace toda la evaluación de proveedores dentro de la misma plataforma.

Plutto consulta entidades y fuentes públicas de forma automática, lo que reduce el riesgo de aprobar a un proveedor que no cumpla con la política de la compañía. Una de esas herramientas nuevas es el acceso a la malla societaria de cada proveedor, con la que Megacentro puede identificar representantes legales que no fueron declarados y detectar casos judiciales relevantes.

La firma digital también quedó integrada directamente en la plataforma. Cuando el equipo acepta los documentos que subió un proveedor, el mismo Plutto los envía a firmar, y el representante legal del proveedor firma ahí mismo, sin tener que pasar por otra herramienta.

Tener toda la evaluación de riesgo en una sola plataforma también facilita el trabajo entre áreas. Por eso hoy pueden sumar a un equipo que antes no participaba del proceso.

"Hoy día, incluso, gracias a Plutto, incorporamos un nuevo actor a todo el proceso de evaluación de proveedores que es el área de fiscalía, que antes no estaba."

Menos riesgo y más trazabilidad

Al automatizar el proceso, disminuye el riesgo de evaluar mal a un proveedor. Centralizar todo en Plutto también significó dejar de iterar por correo entre dos o tres plataformas distintas, y sumar áreas que antes no participaban del proceso, como fiscalía.

Cuando llega una auditoría, el equipo encuentra en Plutto las aprobaciones y la evidencia que necesita. Si fiscalía quiere dejar constancia de algo, puede subir el documento directamente a la plataforma, lo que entrega una trazabilidad que antes no existía.

"Nos ayuda a centralizar distintas áreas en una sola plataforma, sin estar iterando por correo, por una plataforma, dos o tres incluso."

El equipo detrás de la plataforma

Para el equipo de compras, dos cosas marcaron la diferencia. La primera, que Plutto es una plataforma que se adapta a las necesidades de sus clientes, incluso las de un cliente exigente como Megacentro. La segunda, que en Plutto cuentan con un equipo cercano que está presente en el día a día, y trabajan junto a sus clientes para ir desarrollando nuevas herramientas.

"De todas maneras recomendaría a Plutto porque me parece que son un equipo que se nota que está en el día a día. Valoro mucho tener un partner con el que me siento escuchada."

"Es una herramienta que llegó a Megacentro en el momento indicado. Nos ha ayudado a optimizar tiempos. Antes tenía que revisar plataforma por plataforma, ahora la consigo todo en Plutto. Nos facilita demasiado el trabajo."