Licitaciones privadas en la era de la IA

Qué es una licitación privada y por qué conviene hacerla

Una licitación privada es un proceso en que una empresa invita a varios proveedores a competir por un contrato. La empresa define qué necesita, los proveedores envían sus ofertas y, antes de decidir, las ofertas y los proveedores se comparan y evalúan. A diferencia de una licitación pública, la organiza una empresa con sus propias reglas, y es ella la que decide a quién invitar.

La primera ventaja de licitar es el precio. En una cotización normal, la empresa le pide precio a uno o a pocos proveedores. En una licitación, en cambio, invita a varios a la vez, y cuantas más ofertas llegan, mejores son los precios, porque cada proveedor sabe que compite con otros y ajusta su propuesta.

Los números lo muestran bien. En Chile, cuando el suministro eléctrico regulado empezó a licitarse con más competencia, el precio adjudicado bajó de US$129 por MWh en 2013 a US$32,5 en 2017, el valor más bajo en la historia de esas licitaciones. En las AFP, la licitación de nuevos afiliados llevó la comisión mínima de 1,36% a 0,41%. Son licitaciones públicas, pero en una empresa privada pasa lo mismo cuando hay más competencia.

Fuera de Chile, la autoridad de competencia de Dinamarca revisó más de 2.000 licitaciones y encontró precios entre 10% y 13% más bajos cuando llegaban 4 ofertas en vez de 1.

La segunda ventaja es que no solo se compara el precio. También entran plazos, garantías y nivel de servicio, cosas que en una cotización directa casi nunca se ponen lado a lado.

Cuándo conviene licitar (y cuándo no)

No todo se licita. Según lo que hemos visto trabajando con equipos de compras, esto es lo que recomendamos.

Cómo licitan hoy las empresas privadas

En la práctica, las empresas se reparten en tres grupos.

• No licitan

  Podrían hacerlo, pero compran de forma directa o con algunas cotizaciones porque nunca lo han formalizado como proceso.

• Licitan a mano, con correos y planillas

  Son la gran mayoría. Es la forma más fácil de empezar y no tiene un costo directo, solo horas de personas.

• Usan una plataforma

  Empresas grandes con procesos de compra muy formalizados, que usan una plataforma integrada a su ERP.

El costo de licitar a mano

Licitar con correos y planillas no aparece en ninguna factura. Se paga en horas de seguimiento a cada proveedor, en consolidar propuestas que llegan en formatos distintos y en armar el comparativo a mano.

Hay dos problemas menos visibles. Uno es el conflicto de interés, porque sin un sobre cerrado real alguien puede ver precios antes de tiempo. El otro es la trazabilidad. Ante una auditoría, hay que reconstruir el proceso revisando hilos de correo.

A esto se suma un efecto en cadena. Cuando el proceso se percibe poco justo, los proveedores dejan de participar. Con menos proveedores llegan menos ofertas, y con menos ofertas el ahorro baja. Es exactamente lo contrario de lo que se busca al licitar.

Plataformas que quedaron grandes

El otro extremo también tiene su problema. Muchas empresas tienen una plataforma sobredimensionada para lo que necesitan, difícil de usar para el equipo interno y para los proveedores, con implementaciones largas y un precio alto.

Cuando al proveedor le cuesta postular, postulan menos. Y volvemos al mismo efecto en cadena.

Dónde está entrando la IA

Mientras tanto, los equipos ya la están usando por su cuenta en tres momentos del proceso.

El problema es que el resultado depende de cada persona y de cómo configuró su IA, así que dos analistas evaluando la misma licitación pueden llegar a conclusiones distintas. Tampoco queda registro de qué se le pidió ni qué respondió. Y sigue habiendo trabajo manual, porque hay que descargar, agrupar, subir y volver a revisar.

La IA recomienda, la persona decide

En la práctica, esto significa exigir que cada afirmación de la IA se pueda rastrear a la oferta o a las bases. Si dice que el proveedor B ofrece 90 días de garantía, tienes que poder encontrar ese dato en la oferta del proveedor B.

Hacia dónde creemos que va

Las plataformas de IA especializadas están empezando a reemplazar el uso de IA general por chat. La diferencia está en el contexto. En vez de copiar y pegar entre herramientas, la IA ya sabe qué licitación está en curso, qué proveedores participan y en qué etapa vas.

Nuestra apuesta es que la interacción con el software de compras va a ser cada vez más por chat, con la plataforma conectada al ERP de la empresa. Para que eso funcione, una plataforma de licitaciones privadas necesita ser simple para quien licita y para quien postula, confiable (con sobre cerrado y un proceso trazable), con IA integrada pero con la persona decidiendo, y liviana de implementar, con un costo acorde a lo que la empresa necesita.

Con esos criterios armamos la plataforma de Licitaciones de Plutto. Centraliza la comunicación con proveedores y las propuestas, deja todo trazable y usa IA para ayudar con las preguntas de los proveedores, con el entendimiento de las bases y con la evaluación. La decisión sigue siendo de tu equipo.

¿Tu equipo ya está usando IA para evaluar ofertas? Si cada persona la usa a su manera, eso es lo primero que ordenaríamos.